OrdiRunLaufender Betrieb
Wenn die Ordination Ihnen über den Kopf wächst
Hängt alles an Ihnen, liegt das selten an zu wenig Einsatz. Meist wurden Aufgaben nie verteilt. Der Entlastungscheck zeigt, was Sie behalten, umräumen und abgeben.
Bild mit KI erstelltWoran Sie es merken
Sechs Zeichen, dass zu viel an Ihnen hängt.
Zählen Sie mit. Trifft mehr als die Hälfte zu, ist es Zeit, Aufgaben neu zu verteilen.
- Patientenmails beantworten Sie am Abend oder am Wochenende.
- Das Telefon unterbricht Behandlungen, weil niemand sonst abhebt.
- Rezepte, Befunde und Terminfragen laufen über Ihren Schreibtisch.
- Urlaub geht nur, wenn die Ordination zusperrt.
- Die Dokumentation für die ÖQMed-Evaluierung bleibt liegen.
- Ihre Zahlen kennen Sie vom Kontostand, nicht aus einer Übersicht.
Wo sich Arbeit sammelt
Fünf Bereiche, ein Satz pro Bereich.
Welcher Satz könnte von Ihnen sein? Für jeden Bereich gibt es einen Baustein, mit dem wir ihn neu ordnen.
„Zwischen zwei Patienten rufe ich zurück.“
Regeln: wie ausführlich Sie antworten, wann es einen Telefontermin gibt, wer ein Rezept bekommt. Anrufzeiten übernimmt die Telefonanlage.
„Wer schickt den Befund? Am Ende ich.“
Vom Erstkontakt bis zur Nachbetreuung steht fest, wer bucht, anmeldet, verschickt und kassiert.
„Bei jeder Kleinigkeit werde ich gefragt.“
Wer was macht, Dienstplan, Vertretung, Einschulung. Mit Zuständigkeiten fragt das Team seltener.
„Belege und Honorare mache ich am Monatsende von Hand.“
Was jeden Monat gleich abläuft, wird einmal eingerichtet und läuft dann.
„Vor der Evaluierung tragen wir alles nach.“
Reinigung, Kühlschrank, Wartung trägt das Team laufend ein. Vor der ÖQMed-Überprüfung wird nichts nachgeholt.
In welcher Reihenfolge
Erst sortieren, dann abgeben.
Wer sofort eine Assistenz einstellt oder eine Software kauft, verschiebt das Problem oft nur.
Aufschreiben
Eine Woche lang jede Aufgabe notieren, die bei Ihnen landet. Nicht bewerten, nur sammeln.
Sortieren
Behalten, weil nur Sie es können. Umräumen, weil es anders geht. Abgeben, an eine Person oder ein Werkzeug.
Regeln setzen
Erreichbarkeit und Grenzen festlegen, bevor jemand anderes den Posteingang übernimmt.
Abgeben
An das Team, an Werkzeuge wie Dienstplan und Raumeinteilung, an die Belegablage. In Ihrem Tempo.
Nachsehen
Nach drei Monaten dieselbe Liste noch einmal führen und vergleichen.
Der Entlastungscheck
Eine Analyse, was an Ihnen hängt.
Die ersten zwei Schritte machen wir gemeinsam: Erstgespräch, 60 Minuten, kostenlos. Drei kurze Arbeitshefte „Raum schaffen“. Analysetermin, rund zwei Stunden. Auswertung und Ergebnisgespräch.
Danach wissen Sie, was Sie behalten, umräumen und abgeben. Die Umsetzung beauftragen Sie Schritt für Schritt.
Dienstplan, Raumeinteilung und ÖQMed-Dokumentation sind in der Gemeinschaftsordination MIO Medizin in Ober St. Veit entstanden, die Clara Haffner mit aufgebaut hat, und laufen dort im Alltag.
Häufige Fragen
Entlastung: was Ärztinnen und Ärzte fragen.
Woran merke ich, dass zu viel an mir hängt?
An sechs Zeichen: Sie beantworten Patientenmails am Abend, das Telefon unterbricht Behandlungen, Rezepte und Terminfragen laufen über Ihren Schreibtisch, Urlaub geht nur bei geschlossener Ordination, die ÖQMed-Dokumentation bleibt liegen, und Ihre Zahlen kennen Sie nur vom Kontostand. Trifft mehr als die Hälfte zu, ist es Zeit, Aufgaben neu zu verteilen.
Welche Aufgaben kann ich in der Ordination abgeben?
Alles, was nicht nur Sie können. Schreiben Sie eine Woche lang jede Aufgabe auf, die bei Ihnen landet, und sortieren Sie: behalten, anders lösen, abgeben. Abgeben lässt sich an das Team oder an Werkzeuge wie Dienstplan, Raumeinteilung und Belegablage.
Brauche ich mehr Personal, damit es leichter wird?
Nicht unbedingt. Oft fehlen Regeln und Zuständigkeiten, nicht Hände. Erst wenn die Aufgaben sortiert sind, zeigt sich, ob eine Assistenz dazukommen soll.
Wie läuft der Entlastungscheck ab?
Erstgespräch, 60 Minuten, kostenlos. Dann drei kurze Arbeitshefte „Raum schaffen“, ein Analysetermin von rund zwei Stunden in Ihrer Ordination oder online, Auswertung und Ergebnisgespräch.
Was kostet der Entlastungscheck?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Der Check hat einen fixen Preis, den Sie vorab im Angebot sehen. Die Umsetzung danach rechnen wir nach Stunden ab, zu 120 Euro netto, jeder Schritt einzeln beauftragt.
Geht das auch in einer kleinen Wahlarztordination ohne Team?
Ja. Dort hängen meist E-Mails, Telefon und Terminvergabe an der Ärztin selbst. Der erste Hebel sind Regeln für Erreichbarkeit, der zweite Werkzeuge, die im Browser laufen.
Muss ich dafür meine Ordinationssoftware wechseln?
Nein. Dienstplan, Raumeinteilung und Qualitätsmanagement laufen im Browser neben Ihrer Ordinationssoftware. Patientendaten bleiben, wo sie sind.
Zu vieles hängt an Ihnen? Sprechen wir darüber.
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