ÖQMed-Checkliste: was vor dem Fragebogen stehen muss.

Für jede gibt es eine ÖQMed-Mustervorlage. Die Vorlagen haben Platzhalter für Logo, Name, Adresse und Datum; ohne diese Angaben und ohne die genannten Einträge gelten sie nicht als angepasst.

• UnterlageNotfallausstattung festgelegtEmpfehlung der ÖQMed durchgehen. Verpflichtend sind Beatmungsbeutel mit Masken, alles Weitere richtet sich nach Leistungsspektrum und Erfahrung.
• UnterlageVerhalten im BrandfallSchulungsplan: Alarmieren, Retten, Löschen. Dem Team ausgehändigt oder ausgehängt.
• UnterlageHygieneplan ReinigungNamen von Reinigungsmittel und Reinigungssystem eintragen. Für das Desinfektionsmittel: Handelsname, Zusammensetzung, Konzentration, Einwirkzeit laut Sicherheitsdatenblatt und Hersteller.
• UnterlageHygieneplan je Untersuchungs- oder BehandlungsraumEigener Plan pro Raum: was nach jedem Patienten desinfiziert wird, was nur bei Verschmutzung mit infektiösem Material. Falls Instrumente aufbereitet werden: Plan für Aufbereitung und Sterilisation.
• UnterlageAbfallentsorgungsplan oder Nachweise zur EntsorgungÜbergabebestätigung: was (z. B. Spritzenabwurfbehälter 0,5 l), an wen, Datum.
• UnterlageNotfallplanAufgaben je Rolle mit Namen, Ablauf ohne anwesende Ärztin oder anwesenden Arzt. Dazu der schriftliche Nachweis der Unterweisung.
• UnterlageCheckliste KühlschranktemperaturMonatsblatt, möglichst außen am Kühlschrank.
• UnterlageCheckliste Nachbestellung und HaltbarkeitVerantwortliche Person namentlich benannt.
• UnterlageProtokoll TeambesprechungDatum, Tagesordnung, Teilnehmende mit Kurzzeichen.
• UnterlageTrainingsplanJe Mitarbeiter:in: geplante Fortbildung, Datum, Dauer, Kosten, Unterschriften.
• UnterlageCheckliste ArbeitssicherheitAcht Regelungen, je mit „geregelt?“, „Nachweis wo?“, Datum und Handzeichen.
• UnterlageStellenbeschreibungenBezeichnung, Ziel, Aufgaben, Stellung, Vertretung. Von Ärztin oder Arzt und Stelleninhaber:in unterschrieben.
• UnterlageMerkblatt BeschwerdemanagementGesprächsregeln, vom Team unterschrieben. Dazu das Rückmeldeblatt für Patient:innen.
• UnterlageVerschwiegenheitserklärungVon jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter, mit Eintrittsdatum.
• UnterlageAuftragsverarbeitervertragMit jeder EDV-Firma, die Patientendaten sehen kann: Dienstleistung, Dauer, Datenkategorien, betroffene Personen.
• UnterlageGerätedateiEin Blatt je prüfpflichtigem Gerät: Stammdaten, Eingangsprüfung, Einweisungen, Prüfberichte, Instandsetzungen, Zwischenfälle.
• UnterlageBestandsverzeichnisAlle übrigen aktiven Medizinprodukte: Typ, Seriennummer, Hersteller, CE-Kennzeichnung, Standort.
• UnterlageBelehrung über Gefahren und KomplikationspotentialeJe Mitarbeiter:in mit Patientenkontakt: Gefahren, Präventivmaßnahmen, mögliche Folgen, beide Unterschriften. Steht nicht in der Checkliste Dokumentationspflichten, der Fragebogen verweist aber in Kapitel 10 auf diese Vorlage.

Elf Aussagen, die am Ende gemeinsam bestätigt werden.

• AblaufWährend der Öffnungszeiten ist eine Ansprechperson anwesend und persönlich oder telefonisch erreichbar
• AblaufBei Abwesenheit ist die Vertretung bekanntgegebenOhne Kassenvertrag: längere Abwesenheiten werden bekanntgegeben.
• AblaufAkute Beschwerden: kurzfristiger Termin oder Verweis an Vertretung, Ambulanz oder Ärztenotdienst
• AblaufHausbesuche: das Team kennt die organisatorischen KriterienNur wenn Hausbesuche angeboten werden.
• AblaufPatient:innen können sich vorab informieren über Zugang, Räume samt Sanitärräumen, technische Ausstattung und Behandlungsmöglichkeiten für Menschen mit BehinderungenZum Beispiel auf der Webseite.
• AblaufFremdsprachen und Gebärdensprache im Team sind vorab ersichtlich
• Vor OrtVertrauliche Gespräche sind möglich, auch zu Administrativem am Empfang
• Vor OrtRauchverbot ist sichergestellt
• AblaufZusammenarbeit mit anderen Fachrichtungen und Berufen

Die fachspezifische Liste kommt aus Anlage 1 der QS-VO 2024 und ist je Fach verschieden. Fehlt ein fachspezifisches Merkmal, verlangt der Fragebogen eine Begründung: für das Leistungsspektrum nicht notwendig, oder es gibt eine passendere Alternative.

• Vor OrtAusstattung für den klinischen Status vorhandenZum Beispiel Blutdruckmessgerät.
• Vor OrtNotfallausstattung mit Beatmungsbeutel vorhanden
• Vor OrtEDV für die ärztliche Dokumentationspflicht auf dem Stand der Technik
• Vor OrtOrdinationsschild nennt Fach und Erreichbarkeit
• Vor OrtOrthopädie und TraumatologieInnere MedizinNeurologieRadiologische Bilddateien lassen sich am PC ansehen
• Vor OrtOrthopädie und TraumatologieVersorgung mit Orthesen und Heilbehelfen ist möglich
• Vor OrtOrthopädie und TraumatologieFunktionsmessinstrumente vorhandenGoniometer, flexibles Maßband, Beleuchtung, Reflexhammer.
• Vor OrtInnere MedizinAusstattung für parenterale Medikamentengabe
• Vor OrtInnere MedizinDefibrillator
• Vor OrtInnere Medizin12-Ableitungs-EKG
• Vor OrtInnere MedizinUltraschallgerät mit PW- und Farbdopplersonographie
• Vor OrtInnere MedizinMonitoring einschließlich Pulsoxymeter
• Vor OrtInnere MedizinAusstattung für SofortlaborZum Beispiel POCT.
• Vor OrtInnere MedizinBei Gastroenterologie: Videoendoskopie des oberen und unteren Gastrointestinaltrakts, Biopsiezangen, Polypektomieschlingen, Diathermie, BlutstillungsinstrumenteNur wenn die Spezialisierung angeboten wird.
• Vor OrtInnere MedizinBei Kardiologie: Ergometrie, transthorakale Echokardiographie mit PW-, CW- und Farbdoppler, Holter-EKG, 24-Stunden-BlutdruckmessgerätNur wenn die Spezialisierung angeboten wird.
• Vor OrtInnere MedizinBei Endokrinologie oder Rheumatologie: EKG, Ultraschall, Monitoring und Sofortlabor vorhandenNur wenn die Spezialisierung angeboten wird. Der Fragebogen nennt hier keine weiteren Geräte.
• Vor OrtNeurologieReflexhammer
• Vor OrtNeurologieVorrichtung zur Prüfung von Schmerz und Oberflächensensibilität
• Vor OrtNeurologieFrenzelbrille
• Vor OrtNeurologieStimmgabel
• Vor OrtNeurologieBei Neurophysiologie: EMG/ENG und EEGNur wenn die Spezialisierung angeboten wird.

• Vor OrtGenügend Feuerlöscher, gekennzeichnet und leicht zugänglich
• NachweisGelbe Prüfplakette auf jedem Feuerlöscher, Prüfung nicht älter als zwei Jahre
• NachweisTeam über Verhalten im Brandfall und Standorte der Feuerlöscher unterwiesenDatum und Unterschriften.

• Vor OrtRäume und Einrichtung sauber, aufgeräumt, gut belüftet
• UnterlageReinigung der Räume und Einrichtungsgegenstände ist schriftlich festgelegt
• Vor OrtPatiententoilette: Waschgelegenheit, Seifenspender, Papierhandtücher, AbfallkorbIhre Reinigung steht im Reinigungs- und Desinfektionsplan.
• Vor OrtPersonaltoilette: Warmwasser, fix montierte, händebedienungsfreie Seifen- und Desinfektionsmittelspender, Papierhandtücher, AbfallkorbIhre Reinigung steht im Plan.
• NachweisDurchgeführte Reinigung wird laufend bestätigtDie Vorlage verlangt bei Waschbecken und Toiletten: regelmäßig kontrollieren und dokumentieren.
• Vor OrtAbfälle werden nah am Ort ihrer Entstehung gesammelt
• Vor OrtAbwurfbehälter für Nadeln, Kanülen und scharfe Gegenstände stehen dort, wo sie gebraucht werden
• NachweisMenge und Art der Abfälle dokumentiert, Übergabe an den Entsorger bestätigtStellt die Sammelstelle keine Bestätigung aus, reicht die eigene Aufzeichnung.
• Vor OrtVorrat an Gesichtsmasken, Schutzkleidung und Einmalhandschuhen

Die Fragen hängen vom Raumtyp ab (I4). Die letzten sechs Punkte erscheinen nur, wenn ein Eingriffs- oder OP-Raum angegeben ist.

• Vor OrtKeine natürlichen Pflanzen in den BehandlungsräumenIn sonstigen Räumen nur ohne Erde.
• Vor OrtKeine Tiere in den BehandlungsräumenAssistenzhunde haben Zugang zu Gesprächsräumen und Behandlungsräumen Typ 1.
• Vor OrtFußböden und Oberflächen fugenlos, flüssigkeitsdicht, leicht zu reinigen; kein Teppich
• Vor OrtWandbeläge bis etwa zwei Meter Höhe leicht zu reinigen und zu desinfizieren
• UnterlageReinigung und Desinfektion von Böden und Wänden stehen im HygieneplanDesinfektionsmittel zum Beispiel aus der Liste der ÖGHMP.
• Vor OrtHandwaschplatz im Behandlungsraum Typ 1 und 2: Warm- und Kaltwasser, händebedienungsfreie Spender für Flüssigseife und Desinfektionsmittel, Papierhandtücher, AbfallkorbStatt fix montierter Spender sind frei aufgestellte Sensorspender zulässig.
• Vor OrtEingriffs- oder OP-Raum: Handwaschplatz für die chirurgische Händedesinfektion, außerhalb des Raums gelegen
• Vor OrtEingriffs- oder OP-Raum: Boden antistatisch
• Vor OrtEingriffs- oder OP-Raum: Umkleidebereich für Patient:innen liegt außerhalb des Raums
• Vor OrtEingriffs- oder OP-Raum: Hygieneheizkörper, bei Bedarf Fliegengitter
• Vor OrtEingriffsraum: Be- und Entlüftung passend zum Leistungsspektrum, bei Bedarf Absaugung für Narkosegase; Decke staubdicht
• Vor OrtOP-Raum: Be- und Entlüftungsanlage nach den elektro- und raumlufttechnischen Vorgaben; Decke staubdicht mit Zuluftdurchlässen mit turbulenzarmer Verdrängungsströmung

• UnterlageSchriftlicher Notfallplan, an die eigene Ordination angepasstAuch für den Fall, dass Personal und Patient:innen ohne Ärztin oder Arzt in der Ordination sind.
• NachweisTeam nachweislich auf den Notfallplan geschult, Wiederholung alle zwei Jahre
• NachweisEigene Notfallfortbildung alle zwei JahreNur wenn Notfallversorgung nicht Teil der Weiterbildung im eigenen Fach war.
• NachweisVerantwortliche Person für die Notfallausstattung schriftlich festgelegt, Kontrollen eingetragen
• Vor OrtNotfallausrüstung leicht erreichbar und deutlich gekennzeichnet
• Vor OrtNotrufnummern bei jedem TelefonBei mehreren Apparaten in einem Raum genügt ein gut sichtbarer Aushang.

• NachweisHaltbarkeitsdaten monatlich geprüft, mit Datum und KurzzeichenNotfallkoffer, Kühlschrank und Ärztemuster nicht vergessen.
• NachweisKühlschranktemperatur täglich eingetragenMin-Max-Thermometer, +2 bis +8 °C, Abweichungen sofort melden.
• Vor OrtIm Medikamentenkühlschrank liegen keine Lebensmittel
• Vor OrtLagerung nach Herstellerangabe: Temperatur, Lichtschutz, kein Zugriff für Patient:innen
• AblaufNachbestellung rechtzeitig, Zuständigkeit geklärt

Erscheint nur, wenn Suchtgifte verordnet, zur Substitution verschrieben oder für die Ordination bezogen werden (I7–I9).

• NachweisVerordnungen von Suchtgiften dokumentiert, nach Ausstellungsdatum geordnet, drei Jahre aufbewahrtKopie oder Scan des Rezepts genügt. Bei Verordnung über das e-Rezept ebenfalls „ja“.
• Vor OrtSuchtgiftvignetten diebstahlsicher aufbewahrtBei e-Rezept ebenfalls „ja“.
• NachweisVerordnungen von Substitutionsmitteln dokumentiert und drei Jahre aufbewahrtNur bei Substitutionstherapie.
• AblaufSuchtgift für den Ordinationsbedarf kommt nur aus einer inländischen öffentlichen Apotheke
• Vor OrtSuchtgifte gesondert gelagert und gegen unbefugte Entnahme gesichert
• NachweisAbgelaufene und zurückgenommene Suchtgifte in der Suchtmitteldokumentation eingetragen, Entsorgung belegtVernichtung über das chemisch-pharmazeutische Laboratorium der Apothekerkammer; dessen Bestätigung ist der Ausgangsbeleg.

Entfällt mit der Angabe, dass keine oder keine prüfpflichtigen Laboruntersuchungen angeboten werden.

• NachweisTeilnahme an Ringversuchen oder gleichwertige Überprüfung belegt
• NachweisGerätekalibrierungen und Qualitätskontrollen laut Hersteller durchgeführt und eingetragen

Entfällt ohne Personal (I5).

• NachweisArbeitsplätze nach ASchG evaluiert, Ergebnis und Maßnahmen schriftlichDie AUVA bietet dazu Begehungen an.
• NachweisTeam über Gefahrenfall, Brandbekämpfung, Erste-Hilfe-Ausstattung und Lagerverbote informiertSchulung oder Aushang an gut sichtbarer Stelle.
• AblaufAufgaben und Verantwortungsbereiche sind klar und dem ganzen Team bekanntSchriftliche Stellenbeschreibung oder mündliche Einweisung.
• NachweisTeam auf alle hygienerelevanten Abläufe nachweislich eingeschult
• NachweisTeam nachweislich über Infektionsquellen, Infektionswege und Sicherheitsmaßnahmen informiertVorlage: Belehrung über Gefahren und Komplikationspotentiale.
• AblaufBei nichtärztlichen Gesundheitsberufen, Turnusärzt:innen und Famulant:innen: Anordnung, Anleitung, Aufsicht und Grenzen der Delegation werden beachtet
• NachweisPersonal, das bei medizinischen Tätigkeiten unterstützt, kennt Gefahren- und Komplikationspotentiale von Patient:innenZum Beispiel Allergien, Anfallsleiden, Bluterkrankheit, Schrittmacher, Hepatitis. Entfällt, wenn das Personal keinen Patientenkontakt hat.
• AblaufVertretung im Team bei Abwesenheit geregelt, passend zur Qualifikation
• NachweisFortbildungen mit dem Team geplantTrainingsplan, zum Beispiel jährlich.
• NachweisRegelmäßige Teambesprechungen mit Protokoll; Rückmeldungen des Teams werden eingeholt

• AblaufBefundung, Diagnose, Therapie, Aufklärung und Einverständniserklärungen werden systematisch dokumentiert
• AblaufBehandlungsverlauf ist für eine andere Ärztin oder einen anderen Arzt nachvollziehbar
• Vor OrtRezeptformulare und Stempel diebstahlgeschützt aufbewahrtBei ausschließlich e-Rezept ebenfalls „ja“.
• AblaufArchivierung über zehn Jahre gesichert, einschließlich Bilddaten und technischer LesbarkeitSchadenersatzansprüche sind bis zu 30 Jahre möglich.

• AblaufAlle Befunde werden nach derselben Ordnung abgelegt und sind wiederzufinden
• AblaufPatient:innen oder Zuweiser:innen erfahren ihre Befunde
• NachweisTeam nachweislich angewiesen: eingelangte Befunde nicht verändern, interne Anmerkungen nur in den sonstigen Aufzeichnungen

• AblaufAufklärung über Risiken, Alternativen und Nebenwirkungen, im Bedarfsfall dokumentiert
• AblaufAngehörige oder Begleitpersonen werden bei Bedarf einbezogen, im Einvernehmen
• AblaufInformation über Behandlungsalternativen und über die KostenMündlich genügt. Bei Eingriffen wird ein schriftlicher Nachweis empfohlen.
• AblaufRegeln für Minderjährige und für Personen mit Erwachsenenvertretung oder Vorsorgevollmacht sind bekanntDer Versuch, eine Unterstützerin oder einen Unterstützer beizuziehen, ist schriftlich zu dokumentieren.

• AblaufStrukturiertes System zur Terminvergabe, mit Platz für AkutfälleAuch Ordination ohne Termin gilt als System.
• NachweisDurchschnittliche Wartezeiten werden regelmäßig erhobenDurch das Team, eine Befragung oder technische Hilfsmittel.

• AblaufZugang für bewegungseingeschränkte Patient:innen wird ermöglicht, einschließlich SanitärräumeAuch ein Hinweis auf den Krankentransport zählt.
• AblaufHinweis auf die nächste geeignete Einrichtung, wenn eine Behandlung nicht möglich istEntfällt bei barrierefreier Ordination.
• AblaufBei Überweisungen Hinweis auf arztbarrierefrei.at oder die Barrierefreiheit der Zielstelle

• NachweisUnerwünschte Ereignisse werden dokumentiert und mit den Beteiligten besprochen
• NachweisUrsache gesucht, Verbesserungsmaßnahmen festgelegt und dokumentiert
• AblaufBetroffene Patient:innen werden nach Rücksprache mit der Haftpflichtversicherung nachweislich informiert
• AblaufArzneimittelnebenwirkungen werden an das BASG gemeldet
• AblaufFehlerberichtssysteme wie CIRSmedical sind bekannt

• UnterlageSchriftliche Anweisung an das Team zum Umgang mit BeschwerdenVon Patient:innen, Kolleg:innen und externen Einrichtungen.
• AblaufIm Beschwerdefall Hinweis auf Patientenschiedsstelle der Ärztekammer und Patientenanwaltschaft
• AblaufSchriftliche Stellungnahme an Ärztekammer oder Patientenanwaltschaft innerhalb angemessener Frist

• NachweisVerschwiegenheitserklärung von allen im Team unterschrieben
• UnterlageAuftragsverarbeitervertrag mit der EDV-Firma liegt vorEntfällt, wenn die EDV nicht extern gewartet wird oder nur auf Papier dokumentiert wird.
• Vor OrtPatientendaten vor fremdem Zugriff und Verlust geschütztBildschirmsperre, Passwörter, Datensicherung.
• AblaufAlte Datenträger und Papierakten werden vernichtet, nicht nur gelöscht
• AblaufBefunde gehen schnell, sicher und vertraulich an anfordernde Ärzt:innen
• Vor OrtBriefe und Ausdrucke sind nur für Befugte lesbarDrucker, Fax, Posteingang.

• AblaufWiederverwendbare Instrumente werden nach Herstellervorgabe gereinigt, desinfiziert oder sterilisiertEntfällt, wenn keine wiederverwendbaren Medizinprodukte verwendet werden.
• AblaufEs werden nur CE-gekennzeichnete Medizinprodukte beschafft
• NachweisPersonal auf die Handhabung von Medizinprodukten eingeschult und bei Bedarf nachgeschult, Schulungen dokumentiertEntfällt, wenn das Personal keine Medizinprodukte anwendet.
• NachweisAktive Medizinprodukte: Eingangsprüfung und sicherheitstechnische Prüfung im IntervallGerät trägt Monat und Jahr der nächsten Prüfung. Nach Reparatur außer Haus neue Eingangsprüfung.
• NachweisMesstechnische Kontrolle für Blutdruckmessgerät und medizinische PersonenwaageAuch für das Gerät im Notfallkoffer.
• UnterlageGerätedatei und Bestandsverzeichnis sind vollständig und aktuell
• NachweisImplantatregister geführt, Patient:innen über die Datensammlung informiertNur wenn Medizinprodukte implantiert werden.

Freiwillige Angaben zum Ankreuzen, ohne „ja“ oder „nein“: Qualitätsmanagement, Disease-Management-Programme, EDV-System zur Medikationssicherheit, Projekte zu Patientensicherheit, Arztpraxissoftware, Qualitätszirkel, Diagnosecodierung, Patientenbefragungen.

• AblaufDurchgegangen, was davon geplant oder umgesetzt ist