EinarbeitungsmappeFür neue Assistentinnen und Assistenten
Neu im Team, und trotzdem gleich sicher.
Wie verbinde ich den Computer mit dem e-card-Leser? Wohin schicken wir Patientinnen mit Rückenschmerzen? Die Einarbeitungsmappe hält fest, was sonst nur im Kopf Ihrer erfahrensten Assistenz steht. Die Mappe gibt es gedruckt und digital, dazu eine interne KI nur für Ihr Team, die es jederzeit fragen kann.
Warum eine Mappe
Einschulen kostet Zeit, die in der Ordination fehlt.
Eine neue Kraft fragt in den ersten Wochen dasselbe wie die letzte. Beantwortet wird es zwischen zwei Patientinnen, von der Ärztin oder von der Kollegin, die selbst gerade am Telefon ist. Geht jemand, geht das Wissen mit.
Weniger Unterbrechungen
Die neue Kollegin schlägt nach oder fragt die KI, statt Sie im Gespräch zu unterbrechen.
Wissen bleibt
Was Ihre erfahrene Assistenz weiß, steht in der Mappe, auch wenn sie in Karenz geht oder kündigt.
Nachweis für ÖQMed
Einschulungen schriftlich festgehalten und bestätigt, so wie es die Selbstevaluierung verlangt.
Was drinsteht
Ihre Ordination, so wie sie wirklich läuft.
Empfang und Telefon
Begrüßung, Terminvergabe, Rückrufe, was am Telefon gesagt wird und was nicht.
Software und Geräte
Ordinationssoftware, e-card, Drucker, Medizinprodukte: Schritt für Schritt, mit Fotos.
Hygiene und Notfall
Reinigungsplan, Kühlschrank, Notfallkoffer, wer im Notfall was tut.
Menschen und Kontakte
Wer wofür zuständig ist, an wen Sie weiterschicken, Labor, Lieferanten, IT-Betreuung.
Digital und mit interner KI
Fragen, wenn gerade niemand Zeit hat. Antworten aus Ihrer Mappe.
Die Mappe gibt es nicht nur auf Papier, sondern auch digital, am Empfangscomputer und am Handy. Dazu kommt eine interne KI für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Sie stellen ihre Frage in eigenen Worten und bekommen die Antwort aus Ihrer Mappe. Nur Ihr Team hat Zugang, Patientinnen und Patienten sehen davon nichts.
Nur aus Ihrer Mappe
Die KI antwortet ausschließlich mit dem, was Sie freigegeben haben, und nennt die Stelle.
Sagt, was sie nicht weiß
Steht etwas nicht drin, verweist sie an die zuständige Person, statt zu raten.
Wird mit jeder Frage besser
Offene Fragen sammeln wir. Sie beantworten sie einmal, danach steht die Antwort in der Mappe.
Keine Patientendaten, keine medizinischen Auskünfte.
So läuft es ab
Zwei Gespräche, dann eine fertige Mappe.
1 · Gespräche
Mit Ihnen und Ihrer erfahrensten Assistenz, dazu Ihre vorhandenen Unterlagen und Anleitungen.
2 · Mappe
Wir schreiben und ordnen. Sie lesen einmal durch und geben frei.
3 · Im Alltag
Die Mappe gedruckt und digital für jede neue Kraft, die interne KI für alle Fragen dazwischen. Offene Fragen ergänzen wir laufend.
Häufige Fragen
Einarbeitungsmappe: was Ordinationen fragen.
Was steht in der Einarbeitungsmappe?
Alles, was eine neue Assistentin oder ein neuer Assistent in den ersten Wochen fragt: Telefon und Termine, Ordinationssoftware und e-card, Abrechnung, Hygiene und Reinigung, Notfall, Geräte, wer wofür zuständig ist und an wen Sie Patientinnen und Patienten weiterschicken.
Wie viel Arbeit macht das für uns?
Ein Gespräch mit Ihnen und eines mit Ihrer erfahrensten Assistenz, dazu die Unterlagen, die es schon gibt. Aufschreiben und ordnen übernehmen wir. Sie lesen die fertige Mappe einmal durch und geben sie frei.
Gibt es die Mappe auch digital?
Ja. Sie bekommen die Mappe gedruckt und digital, zum Nachschlagen am Empfangscomputer oder am Handy. Ändert sich ein Ablauf, wird die digitale Fassung ergänzt und die gedruckte neu ausgegeben.
Was kann die interne KI und was nicht?
Sie beantwortet Fragen Ihres Teams nur aus Ihrer Mappe und nennt die Stelle, aus der die Antwort stammt. Steht etwas nicht drin, sagt sie das und verweist an die zuständige Person. Medizinische Fragen beantwortet sie nicht.
Kommen Patientendaten in die Mappe?
Nein. Die Mappe enthält Abläufe, Kontakte von Zuweiserinnen, Zuweisern und Lieferanten und Anleitungen, aber keine Daten von Patientinnen und Patienten. Wir verwenden nur KI-Dienste, die Ihre Inhalte nicht zum Training nutzen.
Hilft die Mappe bei der ÖQMed-Selbstevaluierung?
Ja. Die Selbstevaluierung fragt unter anderem nach dokumentierten Einschulungen, etwa zu Medizinprodukten und zum Notfall. Mit der Mappe und der Bestätigung Ihrer neuen Kollegin oder Ihres neuen Kollegen haben Sie diesen Nachweis.
Bald jemand neu im Team? Sprechen wir darüber.
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